Тайм-менеджмент – это притча во языцах каждой уважающей себя компании.

Тайм-менеджмент – это искусство достигать главного за то же время, что и раньше. Только теперь по мановению волшебной палочки результаты труда вдруг станут гораздо выше.

Тайм-менеджмент – это управление временем, только почему же мы до сих пор, кроме того, чтобы управлять временем (вы только вдумайтесь в это словосочетание!), не превращаем воду в вино и не ходим толпами по воде?

Быть может, это доступно не всем и только единицы смогут это реализовать?

Да нет, судя по книжным прилавкам, управление временем – одна из самых популярных в настоящее время тем, и только ленивый не изучает эту тему (хотя зачем ему, ленивому, это?)

Быть может, дело в том, что кто-то может стать успешным и эффективным, а кто-то просто неудачно родился?

Да нет же! Ведь не боги горшки обжигают. Все мы способны, возможны, талантливы настолько, насколько позволяем себе в это поверить. «Чудесная» наука евгеника, слава Богу, уже отжила свое, и никто, кроме вас самих, не сможет указать вам на то, что вы сможете, а что нет.

Тогда в чем же суть тайм-менеджмента? Почему не у всех получается и не всем подходит?

Возможно, знания эти не про то: не совсем про управление и не очень про время?

Четыре кита 

Основой тайм-менеджмента традиционно считаются четыре великие вещи: хронометраж, планирование, целеполагание и мотивация.

В поисках рационального зерна рассмотрим их подробнее. Не все же отрицать необходимость этого ответвления личной эффективности, поищем же полезное в этом.

Хронометраж

Хронометраж – график рабочего и не только времени, выстраивание системы дел и задач. Возможность расписать свои 24 часа на «очень-сильно-занят», «не очень-занят» и «совсем-обленился-иди-работай».

По сути, это неплохая вещь, чтобы заметить какие-то западающие моменты в своем графике. Грубо говоря, расписывая предметно, чем я занимался последнюю неделю, можно внезапно заметить какой-нибудь завалящий час ежедневно, пропадающий в каком-то сферическом вакууме – никаких дел и даже нет осознанного отдыха в этот момент, просто фьють! – улетаешь куда-то в своих мыслях, а время-то идет.

По опыту компаний, с которыми я работала, хронометраж по-разному откликается участникам: для одних он становится озарением, для других – просто подчеркивает то, что и так уже знал.

Инсайтом он будет для тех, кто не давал себе отчета в том, что делает в течение дня, - если вы мало-осознанный человек, тогда попробуйте.

Начертите для себя простую табличку, где слева будет почасовка вашего дня, причем не только рабочих часов, но и утренних, и вечерних – часто в них скрываются какие-то непонятные самому себе действия. То, что мы делаем «на автомате», выпадает из нашей реальности и осознанности процесса жизни, а, следовательно, тратится непонятно на что.

Напишите напротив каждого часа дня то, чем вы заняты в течение этого времени. Просмотрите внимательно. Думайте.

Из статьи Платона Керженцева «Время строит аэропланы» 1923 г.:

«На одном съезде Советов я сидел рядом с американским журналистом. Заседание, назначенное в 11 ч., до часу еще не начиналось, как это у нас часто бывает. Журналист меня спросил: -  Сколько человек в зале? -  Тысячи три с половиной. -  Среди них много слесарей, токарей, модельщиков? -  Да, вероятно, в зале преобладают рабочие разных специальностей. Тогда мой американец, что-то черкнув в книжечке, сказал: -  Мы сегодня потеряли 7 тысяч рабочих часов в ожидании начала заседания. При такой затрате рабочей силы можно было построить один, а то и два аэроплана. Мы прождали еще «с пол-аэроплана », и только тогда заседание началось.»

Часто бывает так, что хронометраж не работает – когда вы и так знаете, чем заполнена каждая минута вашего дня, а тут еще нужно время потратить на само заполнение таблички!

И времени-то не хватает по-прежнему!

В одной из компаний мне грустно жаловались, что хронометраж они расписывают регулярно, однако ничего не меняется, и ладно бы, если это было несколько человек, а там было два отдела таких. Думаю, что здесь уже не нужно подробно объяснять, что дело там не в тайм-менеджменте, но в более глубоких, базовых вещах, принятых в компании… Но об этом позже.

Планирование

Само уже это слово предполагает, что мы в идеале обдумываем наши дела и задачи заранее. Мы готовимся, присматриваемся, примеряемся, с какой стороны заходить и о чем вообще будет идти речь.

Мы не машем рукой в надежде, что все само как-нибудь сделается, мы занимаем проактивную позицию в вопросах собственной жизни и работы.

Стивен Кови писал о проактивности, что есть два способа, с помощью которых мы можем контролировать свою жизнь – это «способности брать на себя обязательства и выполнять их (а также ставить цели и работать над их достижением). Наши обязательства перед самими собой и перед другими, а также наша верность этим обязательствам составляют сущность и наиболее яркое проявление нашей проактивности.» (Стивен Кови, «7 навыков высокоэффективных людей», изд. Альбина Паблишерз, 2010 г.)

С точки зрения классического тайм-менеджмента мы вправе не просто расписать дела, которые необходимо выполнить, но и разделить их, следуя матрице Эйзенхауэра, на важные/не важные и срочные/не срочные.

В первую очередь необходимо по идее заниматься важными, но не срочными делами, когда вы благостно заранее решаете долгосрочные вопросы и после и в ус не дуете, когда приходит время их решать, вам не нужно бегать в панике и цейтноте, ведь все было подготовлено.

Лучше, когда квадрат «важные – срочные» у вас вообще пустует, то есть, вы умудряетесь не седеть от тех дел, которые приходят с оригинальной пометкой «Сделать это внезапно», потому что просто таких дел у вас и нет (или есть время их сделать).

«Не важные – не срочные» - это поглотители времени: интернет, соцсети, игры в мобильном телефоне, новые приложения в планшете. То, от чего в идеале бы вообще отказаться, хотя и звучит очень уж жестоко, понимаю.

Другой вопрос, что когда вы действительно увлечены каким-то Делом, то оно, Дело это, захватывает вас настолько, что забываешь обо всем и всех, просто делаешь-делаешь-делаешь и в процессе становится только лучше, чувствуешь, что работаешь не просто так, а с пользой и приятностью.

Точнее всего это состояние описал Михай Чиксентмихайи: «Быть полностью вовлечённым в деятельность ради неё самой. Эго отпадает. Время летит. Каждое действие, движение, мысль следует из предыдущей, словно играешь джаз. Всё твоё существо вовлечено, и ты применяешь свои умения на пределе.» (Из интервью журналу Wired).

Это состояние потока, flow into flow.

В этот момент нам уже не нужны таблицы планирования, мы работаем и получаем от этого удовольствие, и тогда все дела выполняются на одном дыхании, и мы даже не замечаем, как успеваем сделать все, причем гораздо быстрее, чем когда мы просто это планируем в нашем ежедневнике.

Здесь у меня сразу повторно возникает вопрос: не получается у нас управлять временем почему? Потому что не знаем, как «готовить» тайм-менеджмент или..?

Целеполагание

Ну что, будем SMART-овать?

Вкратце: цель должна быть конкретной, определенной во времени (и пространстве), измеримой, согласованной. Все вроде бы просто и легко, все об этом знают.

И тем не менее, даже после n-лет активной практики многие сотрудники и руководители забывают часть этих параметров или даже все, и снова погружаются в непонятные символьные системы постановки задач. Куда уж там до обратной связи друг другу, о чем это вы, работу работать надо!

Мы все очень разные люди, воспитывались в разное время и в разных местах, читали одни и те же книги, но очень по-разному выделяли из них важное и мудрое.

Поэтому в работе важно очень четко объяснять, чего именно вы хотите от другого человека, а если вы ставите цель самому себе, то без конкретного понимания и единиц измерения, цель эта так и останется сиротливым новогодним невыполненным обещанием.

Буква R в слове SMART может расшифровываться по-разному, однако мы с коллегами предпочитаем говорить о ней как о факте наличия смысла в задаче.

Важно, чтобы все, что вы делаете, было со смыслом. Это заземляет нас и в то же время позволяет легче отталкиваться от земных дел в описках чего-то большего.

«Я смогу выдержать любые Как, если я буду знать Зачем». Ф. Ницше

Не бойтесь задавать вопросы самому себе: «Зачем я это делаю? Зачем мне это нужно? Что я хочу?». Это даст вам возможность осознать собственную жизнь, а за этим и «целеположить» что-нибудь хорошее и имеющее смысл лично для вас и для всего пространства.

Как показывает наша практика, бОльшая часть компаний не спрашивает своих сотрудников о том, чего они хотят, что они могут и т.д.

Задавайте вопросы вашим сотрудникам, коллегам, руководителям! Включайте их в собственную жизнь и работу, это полезно.

Мотивация

Тема открытых вопросов из целеполагания плавно перетечет и сюда: как можно себя замотивировать, не имея все время бонуса в виде само-пряника и само-кнута?

К сожалению или к счастью, но сейчас уже и на сотрудников не работает простая, привычная нам мотивация. Мы ищем новые способы, новые методы, к нам часто приходят с желанием ухватить какие-то «фишки» мотивации, внедрив которые в компаниях, удастся наконец-таки повысить желание сотрудников работать!

Однако не все так просто. Или слишком просто, смотря с какой стороны глядеть.

Вы можете всю жизнь чередовать денежные бонусы и неденежные корпоративы, внутреннюю «сувенирку», «пуховые» дни и т.п., но рано или поздно это перестанет действовать.

Если не перестанет – аллилуйя! Значит, я уверена, у вас все в порядке с ценностями и принципами, которые руководитель транслирует, а сотрудники разделяют.

Если уже сейчас все не очень хорошо – возвращайтесь к истокам.

Тайм-менеджмент – это, действительно, искусство достигать главного за меньшие сроки.

Но это лишь верхняя часть айсберга, условные технологии, которые помогут кому-нибудь временно, да и запомнятся только прохудившимся после обучения кошельком да потраченным временем (и тут оно!).

Если вы уделяете время только голым технологиям, то посмотрите вглубь. Технологии – не панацея, нет такого волшебного пузырька, взболтав и выпив который, вы научитесь делать что-либо.

Вы так или иначе перекладываете это на свою Личность, примеряете, нащупываете подходящее именно вам.

Тогда почему же мы говорим об обезличивании процесса управления временем?

Давайте наоборот посмотрим в лицо тому, что происходит.

Зачем вам лучше управлять своим временем?

Что-то не получается, все время не успеваете?

Не хватает времени на личную жизнь, ведь еще и работа не закончилась?

Вы недовольны тем, что происходит в вашей жизни сейчас?

Задайте себе вопрос: «Что именно со мной происходит?». Что вам мешает?

Итак, от верхушки тайм-менеджмента возвращаемся к истокам.

Можете ли вы навскидку назвать миссию вашей компании? Ценности?

Разделяете ли вы принципы вашего руководителя? Разнится ли то, что он говорит и то, что делает? Какие у него принципы, а какие у вас?

И после того, как вы потратите, я надеюсь, какое-то время, чтобы найти ответы на эти вопросы, вопрос управления своим временем отпадет сам собой.

Осознавая свою жизнь, определяя для себя зоны проактивности, решительных действий или отдыха, найдя свой смысл в том, что вы делаете, вы поймете, что планирование своего времени – это лишь оболочка, верхних слой самых Настоящих, Важных дел.

Если вы пытаетесь организовать свою жизнь по принципу ежедневника, строго и чопорно, но ничего почему-то не получается…

Если вы боитесь осознать то, что с вами происходит в жизни сейчас и вообще, но прикрываетесь сухими цифрами и фактами хронометража…

Если вы все еще ждете «знака», чтобы изменить что-то в своей жизни, стать более эффективными и продуктивными…

То вот он.

Когда старые методы тайм-менеджмента не работают, значит, пора смотреть глубже и находить в себе ресурсы и возможности.

И помните, работать более чем 40 часов в неделю – значит, уменьшать свою продуктивность, эффективность и ухудшать здоровье, и это научно доказано

(Исследование http://www.salon.com/2012/03/14/bring_back_the_40_hour_work_week/).

Поэтому ищите смысл и будьте осознанны!

© Надежда Челомова бизнес-тренер компании "СПб-Тренинг. Корпорация Успеха"

сентябрь 2013 г.

назад к статьям